Playbook : réussir un diagnostic IA dans une PME

Un diagnostic qui réussit est cadré avant de commencer. Le sponsor est la personne qui décidera de la suite, souvent le dirigeant : en PME et en ETI, le dirigeant porte 73 % des projets d’IA (Bpifrance Le Lab, 2025). Sans décideur, les conclusions restent un rapport.

Le périmètre est un métier, une direction ou un site, pas toute l’entreprise : assez large pour que les heures en jeu justifient l’effort, assez étroit pour que chaque personne concernée soit interrogée. La page Pour qui donne, par segment, le seuil d’heures qui rembourse un Diagnostic et un premier agent.

• Un sponsor qui décide et qui donne du temps à ses équipes.
• Un périmètre nommé : qui est interrogé, sur quelles tâches.
• Un enjeu chiffré : des heures, des délais ou des erreurs que l’on sait compter.
• Un calendrier sans pic d’activité, consultation du CSE comprise.
• Un premier repère, si vous le souhaitez : l’autodiagnostic.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est informé et consulté sur l’introduction de nouvelles technologies (Code du travail, article L2312-8). À défaut d’accord, il rend son avis en un mois, deux s’il fait appel à un expert (article R2312-6). Ce délai se place avant le premier entretien : le calendrier du CSE le détaille.

Dans tous les cas, chaque salarié est informé avant d’être interrogé : aucune information le concernant ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté à sa connaissance (article L1222-4). Dites ce qui est observé, des tâches et non des personnes, et ce que deviendra le temps libéré.

Le Diagnostic SHIFTLABS dure 2 semaines de collecte ; à partir de 50 salariés, comptez environ 1 mois de plus avant, pour l’information-consultation du CSE. Un agent IA, qui se présente comme tel, mène des entretiens de 30 à 45 minutes ; un questionnaire de 5 à 7 minutes les complète. Un expert relit et valide chaque synthèse.

Le rôle de l’entreprise : libérer les créneaux, désigner un référent pour les questions pratiques, et laisser les équipes parler de leur travail réel, exceptions comprises. L’exemple d’entretien rejoue un échange pas à pas.

Un livrable se juge à ce que vous pouvez vérifier. Quatre exigences suffisent.

• Des cas d’usage chiffrés en heures, avec les paramètres du calcul : volume, temps par occurrence, part libérable.
• Les cas écartés, avec la raison : ils disent autant que les cas retenus.
• Un premier cas cadré : son propriétaire, ses données, son prix, la date de la décision.
• Le statut de chaque chiffre : un diagnostic donne un potentiel identifié, pas un gain obtenu.

Le gain se prouve après la mise en service, contre une base relevée avant, à une date fixée d’avance. Mesurer un gain d’IA décrit la méthode ; combien d’heures pour un agent rentable donne l’ordre de grandeur à viser.

Pour construire le premier agent, la grille SHIFTLABS est publiée : de 6 à 13 k€ HT par agent selon qu’il assiste, automatise ou repense le process, plus les connexions aux systèmes (jusqu’à 3 k€ chacune), facturées une fois. Rien n’oblige à le construire avec nous.

Six pièges, et pour chacun la parade qui se décide avant de commencer.